随着政策的大力推行，电子合同以及电子公章已被大家熟知。但在合同签署、文件盖章的环节中，部分企业仍选择自己熟悉的纸质合同进行签署盖章。在当下疫情防控常态化的情况下，面临着许多困扰：
1、审批不及时、流程长等耽误业务进度；
2、合同签署双方异地，需邮寄，时间、费用成本高；
3、打印设备、耗材、纸张等消耗也是一笔不小的开销；
4、还容易遭遇冒签、代签，“萝卜章”、伪造合同等情况，对业务造成影响的同时法律纠纷也很麻烦。
此时，电子合同、电子印章/签名的应用，可以很好的帮助企业降本增效。
什么是电子合同呢？顾名思义,电子合同就是以电子的形式订立的合同,根据《电子签名法》的规定,可靠电子签名具有与手写签名或盖章同等的法律效力,而可靠电子签名则满足:真实身份、真实意愿、原文未改、签名未改的要素。
并且相较于实物印章管理，电子公章在管理上有很大的优势：
1、电子化管控,管理更高效便捷
电子公章也叫电子印章,它是电子签名有效的表现形式,通过数字技术来模拟实物印章,使其具备与实物印章相同的可视效果和法律效力。可靠的电子公章要符合《电子签名法》的要求,即能够识别签名人身份;认可签署内容以及签名不可被篡改。
电子公章通过电子印章平台或电子合同签署平台进行管控,选择企业内部可信赖的员工作为管理员进行管理,需要用章时,管理员可设置用章人的权限,授权其使用公章,在整个用章过程无需管理员监督,平台即可记录用章人整个的用章过程,可随时查看,一旦发生用章问题,可追溯,且不可抵赖。
注意：公章账户的管理人选择要确保可信,严格的把控公章的使用权限,不要滥用权限,针对需要的员工进行授予,以确保员工工作能够正常开展。
此外,要做好离职人员的权限回收,避免出现离职人员还能使用企业电子公章的情况。
2、防止伪造,保障用章使用安全
实物印章容易出现伪造、私刻的问题,且无法避免。
而电子印章相比较而言,有效的杜绝了伪造、私刻等问题的发生。
首先电子印章是通过数字技术手段制作生成；
其次利用数字认证以及电子签名技术,保障了用章人的身份是真实有效的；
最后,在线合同文件的签署需要通过电子签章系统,在签署前,系统会要求签署人进行实名认证,即提交有效的企业营业执照相关资料以及法人或个人有效的身份信息,人脸识别等,再由公安部、工商局等管理部门进行数据比对确认,ca认证机构颁发数字证书,确保了签署主体的身份是真实的。
因此,相比纸质合同,电子合同具备“高效便捷、实时管控、安全合规”的优势。不仅为企业各类业务开展,办公管理等场景,提供了更加“可靠、便捷、低成本、高效率”的签约体验,而且避免了合同篡改、伪造印章等问题的发生,法律安全更有保障。
