随着时代的发展和科技的进步，传统形式的档案管理模式被档案电子数字化管理模式所取代。档案数字化是档案事业发展的必然要求，是档案管理专业的发展方向。如今的人们都已经熟练应用各种办公程序来进行档案的信息化处理过程。但单个的办公程序很难满足所有档案管理工作，并且因为每个档案管理人员的操作方式以及对办公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同样的档案信息却因格式、文字等方面细微的差异而不能完全得到上下级档案管理部门的接收和认同，如此便会造成档案移交接收工作效率大大降低，甚至是出现无法归档等诸多问题。
为了使档案管理人员应用一种软件就可以全面地将档案工作处理得当，一些计算机软件开发公司遵循国家档案局发布的《归档文件整理规则》，为档案管理行业研发了专业系统软件，以便统一管理、维护和保障档案的完整与安全，方便查找、利用等原则，具备高效、准确、简单、实用的特点。档案管理系统软件是集档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合管理软件。
档案管理系统软件的优势之多数不胜数，档案管理系统软件的功能大同小异
1. 收文登记。文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿等；收文序号由系统自动生成编号，形成检索，便于文件去向的掌握，如果收文登记簿不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印
2. 发文登记。软件系统可以按年度自动对发文进行编号，发文登记之后，可打印发文登记簿，发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取
3. 组件档卷。可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。
4. 公文查询。可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询，可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询，可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。
尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，才能让档案管理系统软件更好地位档案管理工作服务。
